Cadeaux d’affaires : les règles à respecter

Posté le 2 janvier 2020

Le régime fiscal et social des cadeaux offerts par l’entreprise dépend des bénéficiaires.

S’il s’agit de cadeaux offerts aux salariés, leur valeur doit être soumise aux charges sociales parce qu’ils sont considérés comme un avantage délivré en contrepartie d’un travail. L’entreprise paie alors les cotisations sociales et le bénéficiaire est soumis à l’impôt sur le revenu (IR).

Les cadeaux d’affaires destinés aux tiers (clients…) sont normalement déductibles du résultat à condition de pouvoir prouver qu’ils servent l’intérêt de l’entreprise et qu’ils sont offerts sans contrepartie.

Quant à la TVA ayant grevé l’achat des cadeaux, elle n’est normalement pas récupérable par l’entreprise à l’exception des objets de faible valeur conçus spécialement pour la publicité et dont la valeur unitaire n’excède pas 69 € TTC par bénéficiaire.

Les cadeaux aux salariés

Les bons d’achat et cadeaux peuvent être offerts aux salariés soit par le comité social et économique (anciennement le comité d’entreprise), soit par l’employeur dans les entreprises de moins de 11 salariés.

D’habitude, ces cadeaux sont distribués à l’occasion des fêtes de fin d’année ou d’autres événements concernant directement le salarié : naissance, mariage ou Pacs, départ en retraite, fête des mères et des pères, Sainte-Catherine, Saint-Nicolas ou rentrée scolaire.

La valeur des cadeaux offerts aux salariés doit être soumise aux charges sociales parce qu’ils sont considérés comme un avantage délivré en contrepartie d’un travail. L’entreprise paie alors les cotisations sociales et le bénéficiaire est soumis à l’impôt sur le revenu (IR).

Toutefois, les cadeaux aux salariés sont exonérés des cotisations et contributions de Sécurité sociale lorsque leur montant global par bénéficiaire ne dépasse pas 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale, soit 171 € pour 2020 (169 € pour 2019).

Il convient de vérifier pour chaque événement ayant donné lieu à l’attribution de bons d’achat qu’il remplisse les trois conditions cumulatives suivantes pour être exonéré de charges sociales :

– être en relation avec un événement précis (fin d’année, Noël, naissance, adoption, mariage par exemple) ;

– avoir une utilisation déterminée, en relation avec l’événement : ainsi, un bon d’achat offert pour Noël doit mentionner, soit la nature du bien qu’il permet d’acquérir, soit un ou plusieurs rayons de grand magasin ou le nom d’un ou plusieurs magasins.

– être d’un montant non disproportionné par rapport à l’événement : le montant du cadeau doit être conforme aux usages et le seuil de 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale est appliqué par événement et par année civile.

Traitement fiscal du cadeau reçu par le salarié

Sont exclus du revenu imposable les cadeaux (cadeaux en nature, chèques-cadeaux ou bons d’achat) d’une valeur modique qui, eu égard aux conditions dans lesquelles ils sont offerts par l’employeur ou, le cas échéant, par le comité social et économique ou le comité d’entreprise, ne présentent pas pour les salariés bénéficiaires le caractère d’une rémunération.

Il est admis, à titre de règle pratique, que la valeur modique des cadeaux en nature soit appréciée, au regard de l’impôt sur le revenu, par référence au plafond retenu pour les exclure de l’assiette des cotisations de Sécurité sociale, soit un montant égal à 5 % du montant mensuel du plafond de la Sécurité sociale (171 € en 2020).

Ce plafond s’applique normalement par événement (mariage, naissance, anniversaire, …) et par année civile. Par exception, pour Noël, le plafond de 5 % s’applique par salarié et par enfant.

Les cadeaux d’affaires

Au regard de l’impôt sur les bénéfices (impôt sur le revenu ou impôt sur les sociétés suivant que l’entreprise relève de l’un ou l’autre de ces impôts), les cadeaux d’affaires constituent une charge déductible des bénéfices imposables s’ils sont effectués dans l’intérêt direct de l’entreprise.

Déductibilité du résultat

En application des règles de droit commun, les cadeaux d’affaires ont le caractère de charges déductibles pour la détermination du bénéfice imposable s’ils relèvent d’une gestion normale, c’est-à-dire s’ils peuvent être regardés comme faits dans l’intérêt de la bonne marche ou du développement de l’affaire.

Cela dit, l’administration refuse le caractère de charge déductible aux cadeaux qui n’ont pas une cause licite et qui présentent une valeur exagérée (BOI-BIC-CHG-40-20-40 n° 260).

Cadeaux de valeur exagérée

L’administration peut réintégrer les dépenses de cadeaux dans la mesure où elles sont excessives et où la preuve n’a pas été apportée qu’elles ont été engagées dans l’intérêt direct de l’entreprise.

D’autre part, lorsque ces dépenses augmentent dans une proportion supérieure à celle des bénéfices imposables ou que leur montant excède celui de ces bénéfices, l’administration peut demander à l’entreprise de justifier qu’elles sont nécessitées par sa gestion (CGI art. 39-5).

Cadeaux illicites

Il a été jugé que la circonstance que la remise de cadeaux de fin d’année à des clients constitue une infraction à la législation économique ne permet pas de la regarder comme un acte anormal de gestion (CE 11-7-1983 n° 33942).

Cadeaux offerts par les dirigeants

Lorsque des cadeaux sont offerts pour le compte de l’entreprise par un salarié ou un mandataire (le dirigeant le plus souvent), dans le cadre de relations professionnelles, les remboursements de frais effectués par l’entreprise sont déductibles de ses résultats imposables s’ils sont effectués dans l’intérêt de l’entreprise.

En fait, constituent des frais d’entreprise les sommes versées au salarié ou au mandataire en remboursement de dépenses ne découlant pas de son activité, qu’il a exposées à titre exceptionnel et dans l’intérêt de son employeur, ce qu’il appartient à ce dernier de prouver.

Il faut en outre que ces sommes soient justifiées par l’accomplissement des obligations légales ou conventionnelles de l’entreprise, la mise en œuvre de ses techniques de direction, d’organisation ou de gestion ou le développement de sa politique commerciale.

Sont par exemple des frais d’entreprise les dépenses engagées par le salarié ou le mandataire pour l’acquisition de cadeaux offerts à la clientèle, en vue de la promotion de l’entreprise.

Traitement fiscal des remboursements des frais d’entreprise

Pour le salarié ou le mandataire, ces frais ne sont pas couverts par la déduction forfaitaire pour frais de 10 % dans la mesure où ils constitueraient une charge déductible pour l’entreprise s’ils étaient faits par elle.

En conséquence, les remboursements sont exonérés de l’impôt sur le revenu en application de l’article 81-1 du CGI s’ils couvrent des frais inhérents à la fonction ou à l’emploi et s’ils sont utilisés conformément à leur objet.

Cette exonération est également susceptible de s’appliquer pour la détermination du montant imposable des rémunérations visées à l’article 62 du CGI (gérants majoritaires de SARL notamment), sous réserve que ces allocations prennent la forme d’un remboursement de frais réels.

Les cadeaux à inscrire sur le relevé des frais généraux

Les entreprises doivent fournir à l’appui de leur déclaration un relevé détaillé de certaines catégories de frais généraux lorsque, pour une ou plusieurs de ces catégories, ces frais excèdent certaines limites (CGI art. 39-5 et 54 quater).

Quels cadeaux sont à inscrire sur le relevé ?

Pour l’inscription sur le relevé de frais généraux, les cadeaux de toute nature visés s’entendent de tous objets, denrées, espèces ou autres produits que les entreprises offrent aux personnes qui entretiennent ou qui sont susceptibles d’entretenir avec elles des relations d’affaires à l’exclusion de tous ceux qui sont remis en prime à l’occasion d’une vente ou d’une prestation de services et qui, à ce dernier titre, sont directement fonction de l’importance de l’opération traitée avec chaque client.

Quel est le seuil de déclaration ?

Les cadeaux figurant parmi les frais généraux doivent obligatoirement être déclarés lorsque leur montant global excède 3 000 € pour chaque exercice (CGI ann. IV art. 4 J, 4°), à l’exception des objets de faible valeur conçus spécialement pour la publicité et dont la valeur unitaire n’excède pas 69 € TTC par bénéficiaire.

À défaut de déclaration, ils donnent lieu au paiement d’une amende égale à 5 % du montant des sommes ne figurant pas sur le relevé, amende réduite à 1 % lorsque ces frais sont déductibles (CGI art. 1763,I).

Objets spécialement conçus pour la publicité

N’ont pas à être inscrits sur le relevé de frais généraux les objets spécialement conçus pour la publicité et dont la valeur unitaire ne dépasse pas 69 € TTC par bénéficiaire (CGI ann. IV art. 4 J, 4°).

L’administration considère la condition relative à la publicité comme remplie lorsque les objets comportent une inscription publicitaire apparente et indélébile mentionnant le nom ou la raison sociale de l’entreprise distributrice et lisible dans leur position normale d’utilisation.

Pour les denrées (parfums, alcools, bonbons, etc.) distribuées à titre publicitaire, cette condition est satis-faite dès lors que les conditionnements individuels de chaque denrée (sachets ou boîtes de bonbons, papiers d’emballage, flacons de liqueur ou de parfum, etc.) sont revêtus d’une inscription explicitement publicitaire au nom ou à la marque de l’entreprise distributrice.

Cette inscription peut être imprimée d’une manière très lisible soit sur le contenant lui-même, soit sur une étiquette apposée sur celui-ci.

La TVA sur les cadeaux

La TVA afférente aux biens cédés sans rémunération ou moyennant une rémunération très inférieure à leur prix normal est exclue du droit à déduction.

L’exclusion du droit à déduction de la TVA vise tous les cadeaux offerts par l’entreprise.

Mais la détaxation est toutefois admise pour deux types de biens : les biens de très faible valeur et les objets de nature publicitaire.

Les biens de très faible valeur

L’exclusion du droit à déduction de la TVA ne joue pas quand il s’agit de biens de très faible valeur (CGI ann. II art. 206, IV-2-3°) : lorsque la valeur unitaire des objets n’excède pas 69 €.

Lorsque plusieurs distributions gratuites sont faites à un même bénéficiaire, la valeur totale des articles ainsi offerts au cours d’une année ne doit pas excéder 69 €.

La valeur unitaire des objets offerts s’apprécie toutes taxes comprises (TTC).

La valeur à retenir est soit le prix d’achat par l’entreprise distributrice, soit le prix de revient lorsque cette entreprise procède elle-même, ou fait procéder pour son compte, à la fabrication des objets.

La valeur doit comprendre les frais de distribution à la charge de l’entreprise (frais de port et frais d’emballage notamment).

Lorsque les objets ainsi distribués à titre publicitaire sont constitués par la réunion de plusieurs articles susceptibles d’être distribués isolément, c’est la valeur totale de l’ensemble qui doit être retenue et non celle de chacun des articles qui le composent.

Les cadeaux n’excédant pas 69 € ouvrent donc droit à déduction de la TVA, qu’ils aient été ou non spécialement conçus pour la publicité.

Les objets de nature publicitaire

Sont également détaxables les objets et matériels de nature publicitaire destinés à la promotion, la vente, le rangement ou la présentation de ses produits, qu’un fabricant ou distributeur remet gratuitement pour les besoins de son activité commerciale aux membres de son circuit de commercialisation et dont il supporte le coût.

Sont visés notamment les tireuses et matériels de terrasse fournis aux détaillants par les fournisseurs de boissons, les stands de vente installés dans les magasins par les fabricants de parfumerie, les enseignes, affiches, panonceaux, meubles de rangement adaptés au conditionnement des produits commercialisés, présentoirs, etc.

L’administration admet la déduction de la TVA ayant grevé ces biens sans exiger qu’ils comportent une mention de la marque des produits et quelle que soit leur valeur.

Cas particuliers

Les échantillons

Selon l’administration, l’échantillon est une petite quantité de marchandise destinée à donner une idée du produit disponible sur le marché. Il est cédé gratuite-ment dans un conditionnement, différent de celui du produit commercialisé, qui le rend impropre à la vente.

Les échantillons prélevés pour les besoins de l’entreprise ne donnent lieu ni à la taxation à la TVA au titre des livraisons à soi-même, ni à la remise en cause de la déduction de la taxe ayant grevé ces objets et ceci, quelle que soit la valeur de ces objets.

Les spécimens

Un bien spécimen est un cas particulier d’échantillon. Il est identique aux biens commercialisés par les entreprises mais comporte la mention « spécimen » qui altère sa présentation et le rend impropre à la vente.

Les spécimens ne sont pas cédés gratuitement à la clientèle mais sont distribués en nombre limité à certaines personnes qui sont en mesure, en raison de leur activité professionnelle, de faire connaître au public les produits concernés.

Sous réserve que la mention « spécimen » soit apposée de manière claire et indélébile, et que le nombre de spécimens similaires remis gratuitement par une entreprise à une même personne soit fondé, les spécimens prélevés pour les besoins de l’entreprise ne donnent lieu ni à la taxation à la TVA au titre des livraisons à soi-même, ni à la remise en cause de la déduction de la taxe ayant grevé ces objets et ceci, quelle que soit la valeur de ces objets.

S’il s’avérait que des spécimens ont été distribués en nombre disproportionné, il y aurait lieu, en revanche, de les assimiler à des cadeaux et d’en tirer toutes les conséquences au regard de la TVA.

Les équipements sportifs publicitaires

L’opération selon laquelle des équipements sportifs sont remis par une entreprise fabriquant des articles de sport à des sportifs ou à un club en contre-partie de l’engagement de ces derniers, prévu par contrat, de les utiliser à des fins publicitaires s’analyse comme un échange entre une vente et une prestation de publicité.

La TVA incluse dans le prix de revient des équipements est déductible dans les conditions de droit commun (Rép. Sprauer : AN 26-8-1985 n° 64423 et n° 70832, TVA-IX-12385 ; BOI-TVA-BASE-10-20-40-30 n° 280).

En revanche, les équipements sportifs remis à un club ou un sportif sans obligation contractuelle publicitaire constituent des cadeaux et ne sont pas détaxables, sauf s’il s’agit de biens de très faible valeur (Rép. Sprauer précitée).

Les médailles d’honneur du travail

L’exclusion du droit à déduction ne s’applique pas à la taxe grevant le prix d’achat des décorations offertes aux membres du personnel qui deviennent titulaires de la médaille d’honneur du travail.

Bon à savoir

L’amende n’est pas applicable, en cas de première infraction commise au cours de l’année civile et des trois années précédentes, lorsque les intéressés ont réparé leur omission soit spontanément, soit à la première demande de l’administration avant la fin de l’année qui suit celle au cours de laquelle le document devait être présenté.

Remarque :

Les cadeaux d’affaires destinés aux tiers (clients…) sont quant à eux normalement déductibles du résultat à condition de pouvoir prouver qu’ils servent l’intérêt de l’entreprise et qu’ils sont offerts sans contrepartie.

Quant à la TVA ayant grevé l’achat des cadeaux, elle n’est normalement pas récupérable par l’entreprise à l’exception des cadeaux dont la valeur unitaire n’excède pas 69 € TTC par bénéficiaire.

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